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Aufnahmemanagement Pflege

Aufnahmemanagement in der Pflege: den Aufnahmeprozess digitalisieren

Eine Pflegeaufnahme besteht aus vielen kleinen Schritten, die oft auf Papier, per Telefon und in mehreren Programmen verteilt sind. Care.One bündelt sie in einem digitalen Ablauf: Anfrage, Datenerfassung, Aufnahmedokumente, Aufgaben und Übergabe an Ihre Pflegedokumentation.

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Digitale Pflegeaufnahme mit Care.One auf Laptop, Tablet und Smartphone
Zahlen & Fakten

Warum die Pflegeaufnahme digital werden muss

5,7 Mio.Pflegebedürftige in Deutschland zum Jahresende 2023Quelle: Destatis [1]
+15 %mehr Pflegebedürftige als Ende 2021 – rund 730.000 zusätzliche MenschenQuelle: Destatis [1]
32.054Pflegeeinrichtungen: 16.505 Pflegeheime und 15.549 ambulante Dienste (2023)Quelle: Destatis [2]
3.000+Pflegeaufnahmen seit 2021 mit Care.One optimiert – in über 300 Einrichtungen
Definition

Was gehört zum Aufnahmemanagement in der Pflege?

Aufnahmemanagement umfasst alles, was zwischen der ersten Anfrage und dem ersten Versorgungstag passiert: Interessenten erfassen, Unterlagen anfordern, Angehörige und Betreuer abstimmen, die Strukturierte Informationssammlung vorbereiten, Maßnahmen planen und die Daten in die Pflegedokumentation übertragen.

Bei steigender Nachfrage – die Zahl der Pflegebedürftigen ist zwischen 2021 und 2023 um 15 Prozent gewachsen [1] – entscheidet dieser Ablauf darüber, wie viel Zeit Pflegefachkräfte für Verwaltung statt für Menschen aufwenden. Wer den Aufnahmeprozess digitalisiert, macht ihn planbar, vollständig und für das ganze Team nachvollziehbar.

Je nach Versorgungsform setzt eine digitale Pflegeaufnahme andere Schwerpunkte: im ambulanten Pflegedienst die Koordination durch die PDL, im Pflegeheim die Abstimmung mit Angehörigen und in der Kurzzeitpflege die hohe Zahl an Neuaufnahmen.

  • Unvollständige Anfragen: Informationen kommen verteilt per Telefon, E-Mail und Papier und müssen manuell zusammengetragen werden.
  • Doppelte Erfassung: Daten werden erst im Aufnahmebogen und später erneut in der Pflegedokumentation erfasst.
  • Offene Aufgaben: Ohne festen Workflow bleibt unklar, wer welchen Schritt erledigt und welche Anfrage noch wartet.
  • Zeitaufwändige Dokumente: SIS®, Maßnahmenplan und Risikoeinschätzung entstehen bei jeder Aufnahme neu von Hand.
Digitale Pflegeaufnahme

Der Aufnahmeprozess mit Care.One in fünf Schritten

  1. Anfrage

    Anfragen gehen digital ein – mit Formularen, die je Standort und Versorgungsbereich angepasst werden.

  2. Datenerfassung

    Angaben und Unterlagen der betroffenen Person werden direkt mit der Anfrage eingeholt, ohne Abtippen.

  3. Dokumente

    Die KI bereitet SIS®-Bericht, Maßnahmenplan und Risikoanalyse vor; die Pflege prüft und passt an.

  4. Aufgaben

    Ein eigener Aufnahme-Workflow verteilt die Schritte; ToDo-E-Mails melden Verzögerungen.

  5. Übergabe

    Daten und Dokumente fließen automatisch in Ihr führendes Dokumentationssystem.

Sechs Funktionsbereiche

Software für das Aufnahmemanagement in der Pflege

Aufnahmemanagement-Software Care.One: digitale Anfrage mit Patientendaten und Dokumenten
Schritt 1–2 · Anfrage & Datenerfassung

Vollständige Anfragen statt Zettelwirtschaft

Jede Anfrage enthält von Beginn an alle benötigten Informationen und Dokumente. Weil die Formulare je Standort und Versorgungsbereich angepasst werden, passt die Abfrage zu Ihrem Angebot. Die manuelle Erfassung fällt weg, die Genauigkeit steigt, und Angehörige oder Betreuer sind enger eingebunden.

Schritt 3 · Dokumente

Aufnahmedokumente per KI vorbereiten

Aus den erfassten Informationen erstellt die KI DSGVO-konform in Sekunden individuelle Entwürfe für SIS®-Berichte, Maßnahmenpläne und Risikoanalysen. Die Pflegefachkraft prüft die Entwürfe und passt sie an.

So entsteht eine SIS® mit KI
KI-gestützter SIS®-Bericht mit Risikomatrix in Care.One
Aufnahme-Workflow mit Statusschritten in Care.One
Schritt 4 · Aufgaben

Ein Workflow, der zu Ihrer Einrichtung passt

Den Aufnahme-Workflow legen Sie selbst fest. Bleibt ein Status zu lange unverändert oder eine Anfrage unbeantwortet, verschickt Care.One automatisch ToDo-E-Mails an die zuständigen Mitarbeitenden.

Schritt 5 · Übergabe

Übergabe ohne Doppelerfassung

Kundendaten und erstellte Dokumente werden automatisch in Ihr Hauptdokumentationssystem übertragen. Care.One arbeitet unter anderem mit Connext Vivendi, MEDIFOX DAN, Euregon Snap, SENSO, CGM, Sinfonie, CareCloud, C&S und CareVille zusammen.

Datenübertragung aus Care.One in das Dokumentationssystem
Interessentenmanagement mit Warteliste in Care.One

Interessenten und Warteliste

Eine selbst aktualisierende Warteliste hält alle Interessenten aktuell. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass niemand ohne Antwort bleibt – auch nicht bei einem Aufnahmestopp.

Dashboards und Auswertungen zum Aufnahmeprozess in Care.One

Auswertungen zum Aufnahmeprozess

Dashboards und Berichte machen Trends, Muster und Kennzahlen Ihrer Neuaufnahmen sichtbar – als Grundlage, um Effizienz und Qualität laufend zu verbessern.

Schnittstellen

Anbindung an Ihre Pflegedokumentation

  • MEDIFOX DAN
  • Euregon .snap
  • SENSO
  • CGM
  • Sinfonie
  • CareCloud
  • C&S
  • CareVille

Aus der Praxis

bis zu 82 %

Effizienzsteigerung – darüber spricht das Care.One-Team im Strategiegespräch mit Ihrer Einrichtung.

„Ich war wirklich überrascht, wie schnell und unkompliziert die Einführung von Care.One für die Pflegeaufnahme verlaufen ist. […] Besonders begeistert bin ich davon, dass ich nun auch problemlos aus dem Homeoffice neue Aufnahmen vornehmen kann.“

A. ScheffelEinrichtungsleitung, Stadtmission Nürnberg · Alle Erfahrungsberichte
FAQ

Fragen zum Aufnahmemanagement in der Pflege

Was ist Aufnahmemanagement in der Pflege?

Aufnahmemanagement bezeichnet die Organisation aller Schritte von der ersten Anfrage einer pflegebedürftigen Person bis zum Versorgungsbeginn: Erfassung, Unterlagen, Abstimmung mit Angehörigen, Aufnahmedokumente wie die SIS® und die Übergabe an die Pflegedokumentation.

Welche Vorteile hat eine digitale Pflegeaufnahme?

Informationen liegen vollständig an einem Ort, die manuelle Erfassung entfällt, Aufgaben sind klar verteilt, und Aufnahmedokumente stehen als KI-Entwurf in Sekunden bereit. Einrichtungen, die Care.One nutzen, berichten von deutlich verkürzten Aufnahmeprozessen – mehr dazu in den Erfahrungsberichten.

Wie schnell ist Care.One eingeführt?

Je nach Anforderungen ist die Einführung in wenigen Tagen abgeschlossen. Eine Installation ist nicht nötig, sodass Ihre interne IT kaum beansprucht wird.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Auf Servern in Frankfurt am Main – nach den Vorgaben der DSGVO sowie der kirchlichen Datenschutzgesetze KDG und DSG-EKD.

Aufnahmemanagement nach Versorgungsbereich

15.549 DiensteAufnahmemanagement für ambulante PflegediensteAnsehen 16.505 HeimeAufnahmemanagement für PflegeheimeAnsehen bis 8 Wochen/JahrAufnahmemanagement für die KurzzeitpflegeAnsehen KI-DokumenteSIS® und Maßnahmenpläne mit KI erstellenAnsehen
Quellen
  1. Statistisches Bundesamt (Destatis): 5,7 Millionen Pflegebedürftige zum Jahresende 2023, Pressemitteilung vom 18.12.2024. presseportal.de
  2. Statistisches Bundesamt (Destatis): Pflegeheime und ambulante Pflegedienste, Stichtag 15.12.2023. destatis.de
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